Pekerjaan arsiparis menuntut ketelitian, pemahaman regulasi, dan kemampuan mengelola arsip sesuai siklusnya. Karena itu, Uji Kompetensi JF Arsiparis ANRI tidak hanya menguji pengetahuan dasar, tetapi juga kemampuan menentukan tindakan yang tepat dalam berbagai situasi kearsipan.
Materinya dapat mencakup penciptaan arsip, pemberkasan, pemeliharaan, penyusutan, Jadwal Retensi Arsip, klasifikasi, keamanan akses, arsip vital, hingga pengelolaan arsip statis. Tingkat kesulitannya disesuaikan dengan jenjang Terampil maupun Ahli.
Artikel ini menyajikan latihan soal CAT Uji Kompetensi JF Arsiparis ANRI Tingkat Terampil & Ahli lengkap dengan kunci jawaban dan pembahasan agar Anda lebih terbiasa menghadapi soal teknis maupun berbasis kasus.
Contoh Soal CAT Uji Kompetensi JF Arsiparis ANRI Tingkat Terampil & Ahli
Berikut latihan soal yang mencakup pengelolaan arsip dinamis dan statis, klasifikasi arsip, JRA, penyusutan, keamanan akses, hingga berbagai kasus kearsipan pada UJIKOM JF Arsiparis ANRI jenjang Terampil dan Ahli.
Soal 1
Dalam proses pemberkasan arsip aktif, langkah yang paling tepat adalah …
A. Mengelompokkan arsip berdasarkan hubungan kegiatan dan klasifikasi yang sesuai
B. Menyimpan semua arsip berdasarkan ukuran kertas
C. Memisahkan arsip hanya berdasarkan tahun penciptaan
D. Menggabungkan seluruh arsip tanpa melihat keterkaitan kegiatan
E. Menyusun arsip berdasarkan nama petugas yang menerima
Jawaban: A
Pembahasan:
Pemberkasan dilakukan dengan memperhatikan keterkaitan arsip dalam suatu kegiatan serta menggunakan klasifikasi arsip yang berlaku.
Soal 2
Jadwal Retensi Arsip terutama digunakan untuk menentukan …
A. Warna map penyimpanan
B. Jangka waktu penyimpanan dan nasib akhir arsip
C. Jumlah pegawai pengelola arsip
D. Struktur organisasi pencipta arsip
E. Format surat keluar
Jawaban: B
Pembahasan:
JRA memuat jangka waktu retensi arsip sekaligus rekomendasi nasib akhirnya, seperti dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.
Soal 3
Sebuah unit kerja memiliki arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi masa retensinya belum berakhir. Arsip tersebut sebaiknya …
A. Langsung dimusnahkan
B. Diserahkan kepada masyarakat
C. Dipindahkan menjadi arsip inaktif sesuai prosedur
D. Dijadikan arsip statis
E. Dihapus dari daftar arsip
Jawaban: C
Pembahasan:
Arsip yang penggunaannya telah menurun dapat dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan sebagai arsip inaktif sesuai ketentuan.
Soal 4
Dalam sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, penetapan tingkat akses bertujuan untuk …
A. Mempercepat pemusnahan seluruh arsip
B. Menyamakan hak akses setiap pegawai
C. Menghilangkan kebutuhan autentikasi
D. Mengendalikan akses sesuai tingkat kepentingan dan kewenangan
E. Mengganti fungsi JRA
Jawaban: D
Pembahasan:
Klasifikasi keamanan dan akses digunakan untuk mengatur siapa yang berhak mengakses arsip berdasarkan tingkat kerahasiaan dan kewenangannya.
Soal 5
Sebuah arsip kontrak penting berpotensi dibutuhkan untuk menjamin keberlangsungan operasional organisasi apabila terjadi bencana.
Arsip tersebut paling tepat dikategorikan sebagai …
A. Arsip duplikat
B. Arsip biasa
C. Arsip terjaga
D. Arsip personal
E. Arsip vital
Jawaban: E
Pembahasan:
Arsip vital sangat penting bagi keberlangsungan operasional dan tidak mudah digantikan apabila rusak atau hilang.
Soal 6
Seorang Arsiparis Ahli diminta mengevaluasi sistem pemberkasan yang menyebabkan dokumen sulit ditemukan kembali.
Langkah awal yang paling tepat adalah …
A. Menganalisis struktur klasifikasi, pola pemberkasan, dan alur temu kembali
B. Mengganti seluruh map tanpa evaluasi
C. Memusnahkan arsip lama
D. Memindahkan semua arsip ke ruang lain
E. Mengubah nama seluruh dokumen
Jawaban: A
Pembahasan:
Pada level Ahli, masalah harus dianalisis dari sistemnya. Evaluasi klasifikasi, pemberkasan, dan proses retrieval diperlukan sebelum menentukan perbaikan.
Soal 7
Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan apabila …
A. Arsip sudah jarang digunakan
B. Arsip telah memenuhi ketentuan retensi dan prosedur pemusnahan
C. Ruang penyimpanan penuh
D. Arsip berusia lebih dari lima tahun
E. Ada instruksi lisan pimpinan
Jawaban: B
Pembahasan:
Pemusnahan arsip harus didasarkan pada JRA dan dilakukan melalui prosedur yang dapat dipertanggungjawabkan.
Soal 8
Dalam kegiatan alih media arsip, hal yang paling penting untuk dijaga adalah …
A. Keseragaman warna tampilan
B. Ukuran file sekecil mungkin
C. Autentisitas, keutuhan, dan keteraksesan informasi
D. Penggantian semua arsip asli
E. Penghapusan metadata
Jawaban: C
Pembahasan:
Alih media tidak sekadar memindahkan format. Keaslian, integritas, dan kemampuan mengakses kembali informasi harus tetap terjaga.
Soal 9
Sebuah lembaga akan menyerahkan arsip bernilai kesejarahan yang masa retensinya telah selesai kepada lembaga kearsipan.
Kegiatan tersebut termasuk …
A. Pemindahan arsip aktif
B. Pemusnahan arsip
C. Pemberkasan arsip
D. Penyerahan arsip statis
E. Digitalisasi arsip
Jawaban: D
Pembahasan:
Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan dipermanenkan diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai arsip statis.
Soal 10
Seorang Arsiparis Ahli menemukan beberapa unit kerja menggunakan kode klasifikasi berbeda untuk kegiatan yang sama.
Tindakan yang paling tepat adalah …
A. Membiarkan karena tiap unit bebas membuat kode sendiri
B. Menghapus seluruh kode klasifikasi
C. Mengganti seluruh arsip menjadi arsip statis
D. Memusatkan semua dokumen tanpa analisis
E. Melakukan harmonisasi penerapan klasifikasi arsip dan memberikan pembinaan kepada unit terkait
Jawaban: E
Pembahasan:
Perbedaan penerapan klasifikasi dapat mengganggu konsistensi pengelolaan arsip. Arsiparis Ahli perlu melakukan evaluasi, harmonisasi, dan pembinaan.
Soal 11
Sebuah unit kerja masih sering menggunakan dokumen untuk mendukung kegiatan administrasi harian. Arsip tersebut termasuk …
A. Arsip aktif
B. Arsip inaktif
C. Arsip statis
D. Arsip vital
E. Arsip musnah
Jawaban: A
Pembahasan:
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan masih diperlukan secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan organisasi.
Soal 12
Dalam pengelolaan arsip elektronik, metadata berfungsi terutama untuk …
A. Mengurangi ukuran file
B. Menjelaskan identitas, konteks, struktur, dan riwayat arsip
C. Mengubah seluruh dokumen menjadi PDF
D. Menghapus kebutuhan klasifikasi
E. Menggantikan isi arsip
Jawaban: B
Pembahasan:
Metadata membantu menjelaskan konteks penciptaan, identitas, hubungan, dan karakteristik arsip sehingga arsip elektronik dapat dikelola dan ditemukan kembali.
Soal 13
Seorang Arsiparis menemukan arsip yang secara fisik mulai rapuh akibat kelembapan tinggi pada ruang penyimpanan.
Tindakan yang paling tepat adalah …
A. Membiarkan hingga masa retensi selesai
B. Menggandakan tanpa memperbaiki kondisi lingkungan
C. Melakukan tindakan preservasi dan memperbaiki kondisi penyimpanan
D. Langsung memusnahkan arsip
E. Menyimpan arsip di tempat terbuka
Jawaban: C
Pembahasan:
Preservasi tidak hanya menangani kerusakan arsip, tetapi juga mengendalikan faktor lingkungan yang dapat mempercepat kerusakan.
Soal 14
Sebuah dokumen elektronik perlu dibuktikan bahwa isinya tidak mengalami perubahan sejak diciptakan.
Aspek yang terutama harus dijaga adalah …
A. Kecepatan akses
B. Kapasitas penyimpanan
C. Warna tampilan
D. Integritas arsip
E. Ukuran file
Jawaban: D
Pembahasan:
Integritas menunjukkan bahwa isi dan struktur arsip tetap utuh serta tidak mengalami perubahan yang tidak sah.
Soal 15
Seorang Arsiparis Ahli diminta menentukan apakah suatu kelompok arsip layak dimusnahkan atau harus dipermanenkan.
Dasar utama yang harus digunakan adalah …
A. Besarnya ukuran arsip
B. Jumlah pegawai pengelola
C. Lama penyimpanan secara umum
D. Lokasi penyimpanan
E. JRA dan nilai guna arsip
Jawaban: E
Pembahasan:
Penentuan nasib akhir arsip harus merujuk pada JRA dan penilaian terhadap nilai guna arsip, bukan semata-mata usia atau volume arsip.
Soal 16
Dalam proses peminjaman arsip, pencatatan peminjam diperlukan terutama untuk …
A. Menjaga pengendalian dan ketertelusuran arsip
B. Mengurangi jumlah arsip
C. Menghilangkan kebutuhan klasifikasi
D. Mempercepat pemusnahan
E. Menggantikan daftar arsip
Jawaban: A
Pembahasan:
Pencatatan peminjaman memungkinkan unit kearsipan mengetahui keberadaan arsip dan pihak yang sedang menggunakannya.
Soal 17
Sebuah instansi memiliki arsip inaktif dalam jumlah besar yang belum pernah didata secara sistematis.
Langkah awal yang paling tepat adalah …
A. Langsung memusnahkan sebagian arsip
B. Melakukan pendataan dan penataan berdasarkan prinsip kearsipan
C. Memindahkan seluruh arsip tanpa daftar
D. Menggabungkan seluruh arsip ke dalam satu boks
E. Menyimpan ulang berdasarkan ukuran dokumen
Jawaban: B
Pembahasan:
Pendataan merupakan dasar untuk mengetahui volume, jenis, kurun waktu, dan kondisi arsip sebelum dilakukan penataan lebih lanjut.
Soal 18
Dalam penyelenggaraan arsip elektronik, pencadangan data atau backup terutama bertujuan untuk …
A. Mengubah klasifikasi arsip
B. Mengurangi masa retensi
C. Mendukung pemulihan arsip apabila terjadi kehilangan atau kerusakan data
D. Menghapus kebutuhan keamanan sistem
E. Menggantikan seluruh arsip primer
Jawaban: C
Pembahasan:
Backup merupakan bagian penting dari perlindungan arsip elektronik agar data dapat dipulihkan saat terjadi gangguan, kerusakan, atau kehilangan.
Soal 19
Seorang Arsiparis Ahli menemukan bahwa waktu temu kembali arsip sangat lama karena indeks yang digunakan tidak konsisten.
Tindakan perbaikan yang paling tepat adalah …
A. Menambah ruang penyimpanan
B. Menambah jumlah boks arsip
C. Memindahkan semua arsip ke unit lain
D. Mengevaluasi dan menstandarkan sistem indeks serta temu kembali
E. Mengurangi jumlah petugas
Jawaban: D
Pembahasan:
Permasalahan retrieval akibat indeks yang tidak konsisten harus diperbaiki pada sistem indeks dan standar pencatatan agar temu kembali menjadi lebih efektif.
Soal 20
Sebuah arsip berkaitan langsung dengan bukti hak dan kewajiban organisasi serta memiliki konsekuensi hukum yang penting.
Dalam pengelolaannya, arsip tersebut harus …
A. Diperlakukan sama dengan dokumen tidak penting
B. Dipinjamkan tanpa pencatatan
C. Disimpan tanpa pengamanan khusus
D. Dimusnahkan setelah jarang digunakan
E. Dikelola dengan perlindungan dan pengendalian akses yang memadai
Jawaban: E
Pembahasan:
Arsip yang mengandung bukti hukum memiliki nilai penting dan memerlukan pengamanan, pengendalian akses, serta pengelolaan yang dapat menjamin keutuhan dan keterpercayaannya.
Uji Pemahaman Arsiparis Anda Sebelum Hari Uji Kompetensi Disini!
Jangan berhenti pada contoh soal di atas. Kerjakan lebih banyak latihan Uji Kompetensi JF Arsiparis ANRI di ujikom.id untuk membiasakan diri menghadapi soal tentang klasifikasi arsip, JRA, penyusutan, arsip elektronik, preservasi, hingga studi kasus kearsipan pada tingkat Terampil dan Ahli.
